В соответствии с четырёхфайловой системой бухучёта
Существует два принципа, которыми руководствуются при работе над этой ведомостью. Первый: чем меньше бухгалтер переносит данных с одной бумажки на другую, тем большая точность будет достигнута в результате – внесение или повторное внесение цифр куда либо не должно допускаться, если только это возможно. Второй: если вы хотите ускорить коммуникационную линию, устраните из неё МЭСТ. Таким образом, использование в бухгалтерии длинных списков и длинных листов с расчётами зарплаты должно быть сведено к минимуму.
Бухгалтер знает количество людей, которым он должен будет заплатить, их имена и коэффициент для расчёта зарплаты.
В маленькой организации у него есть список персонала. В крупной организа ции он получает этот список из еженедельного отчёта отделов (отчёт попадает к нему в руки в ЧЕТВЕРГ после заседания рекомендательного комитета), в нём перечислены сотрудники каждого отдела и их зарплата (часть системы еженедельной индивидуальной отчётности отдела
В дальней части файла кредиторов бухгалтер помещает папки на каждого работающего в данный момент штатного сотрудника. Эта папка содержит (в Содружестве) все официальные ведомости на этого человека, а также все документы и копии инвойсов, имеющие отношение к его зарплате, плюс его заявление о приёме на работу.
Первое действие по подготовке платёжной ведомости заключается в следую щем: достать эти папки из шкафа и удостовериться, что у бухгалтера есть папки на каждого работающего в данный момент штатного сотрудника, которому следует выплатить зарплату, и что папка всякого покинувшего организацию сотрудника была отнесена к категории «Неработающие сотрудники» и удалена из числа папок сотрудников, работающих в данный момент. Это выполняется посредством сверки папок со списками персонала в последних еженедельных отчётах отделов.
Положите эту стопку папок на стол и заведите папку на каждого нового сотрудника, а также поместите в файл неработающих сотрудников папки уволив шихся сотрудников. Просматривая папки, определите общее количество единиц и, получив размер единицы, завершите расчёт зарплаты. Прежде чем что либо делать дальше, тщательно проверьте размер единицы, чтобы удостовериться, что он абсо лютно верный и что если количество единиц умножить на размер единицы, то в результате получится сумма зарплаты.
Поставьте машину для оформления расходных ваучеров справа от себя, оставив пустое пространство между машиной и папками.
Возьмите папку номер один. Откройте её. Зная количество условных единиц этого человека, размер единицы и любые вычеты, которые необходимо сделать согласно ваучеру, оформленному на машине и находящемуся в данной папке, произведите все необходимые вычисления. Если вы делаете расчёты на кальку ляторе, то занесите результаты в ваучер. Не используйте клочки бумаги. Исполь1 зуйте находящийся в машине расходный ваучер.
Проделайте все расчёты, cвязанные с отчислениями правительству, в соответ ствии с любыми существующими официальными таблицами и запишите резуль таты вычислений в ваучер и в какой либо официальный документ, находящийся в папке сотрудника.
Занесите данные о зарплате и любых вычетах, которые необходимо произвести, на ваучер, оформив его на машине, и вычислите сумму, которая идет государству, сумму, вычитаемую в пользу организации, и сумму, которую реально получит человек.
Потяните рукоятку машины. Скрепите три ваучера и положите их отдельно туда, куда вы будете складывать остальные ваучеры, чтобы они были не в папках и не в машине. Положите папку, по которой расчёт был окончен, так, чтобы она была самой дальней от вас.
Возьмите следующую папку и повторите эту операцию с ней, вновь про изводя все необходимые вычисления на новом ваучере в машине. Даже если записи на ваучере будут сделаны небрежными каракулями, они должны быть сделаны, поскольку нам нужны точность и чёткость, а не аккуратность.
Выдерните вторые три ваучера из машины и положите их на первые поперёк.
Положите вторую папку позади остальных.
Повторите эту операцию со всеми папками.
Когда расчёты таким образом будут произведены со всеми папками, положите их назад в шкаф и закройте его. Теперь на столе нет никаких папок или документов – только машина и стопка ваучеров, сложенных крестообразно. Читайте информацию по белой копии ваучера. Другие копии не отделяйте от неё.
Уберите машину для оформления расходных ваучеров. Поставьте на её место счётную машину.
Обнулите её показания.
Возьмите стопку ваучеров. Сперва подсчитайте по ваучерам общую сумму денег, которая должна быть уплачена государству (если она должна быть упла чена). Занесите эту или эти итоговые цифры на ленту счётной машины. Отметьте ручкой, какие вычисления содержатся на данной ленте. Отложите ленту, чтобы вернуться к ней позже.
Снова просмотрите ваучеры и занесите в счётную машину все суммы вычетов в пользу организации.
Подведите итог. Выньте ленту из машины и пометьте её: «Вычеты в пользу организации». Отложите ленту.
Возьмите стопку ваучеров снова и, снова читая данные с каждого белого ваучера, занесите в счётную машину размер зарплаты каждого сотрудника.
Подведите итог и выньте ленту. Пометьте её: «Зарплата».
Сложите три ленты и посмотрите, согласуются ли они с суммой для выплаты зарплаты, с которой вы начали.
Если нет, то сосчитайте число ваучеров и число цифр на ленте. Сосчитайте число вычетов в пользу организации на ленте и число ваучеров, в которых указаны вычеты в пользу организации. Сосчитайте количество ваучеров, в которых указа ны отчисления правительству, и это количество на соответствующей ленте. Если ошибка произошла не из за пропущенной суммы, начните с начала, как описано выше, вытащив папки и ещё раз пересчитав количество единиц, зарплату и размер единицы. Продолжайте выполнять все вычисления, пока ошибка не будет найдена.
На случай, если ошибка потребует исправления ваучера, имейте под рукой несколько экземпляров копировальной бумаги, чтобы исправить их скреплённые копии, и убедитесь, что исправлена та копия, которая всё ещё находится в маши не. Вряд ли придётся исправлять таким образом более одного двух ваучеров, поскольку ошибка из одного ваучера не переходит на другой: суммы в каждом ваучере вычисляются отдельно.
Возьмите три ленты счётной машины и внимательно просуммируйте их.
Выпишите чек только на эту сумму. Внесите данные о сумме чека, о том, что это за чек и каково его назначение, на расходный ваучер, оформив его на машине и отметив все выплаты государству, организации и реальный размер суммы, которая идёт на выплату зарплаты.
Отдельный чек выпишите на мелкие расходы. Внесите все данные о том, что это за чек и для чего он предназначен, в ваучер.
Отдайте оба чека и оба ваучера, А ТАКЖЕ ВСЕ ВАУЧЕРЫ ПО ВЫПЛАТЕ ЗАРПЛАТЫ, на проверку лицам, полномочным подписывать чеки.
Чтобы получить точно то количество мелких денег, которое необходимо для выплаты зарплаты по данной платёжной ведомости, прежде чем идти в банк, составьте таблицу. Запишите слева направо на листе простой бумаги: фунты, десятишиллинговые купюры, двухшиллинговые монеты, одношиллинговые, ше стипенсовые, трехпенсовые, пенни; или в Соединённых Штатах: десятидолларовые банкноты, пятидолларовые банкноты, однодолларовые банкноты, пятидесятицен товые монеты, двадцатипятицентовые монеты, десятицентовые монеты, пятиценто вики и центы. Возьмите ваучеры и сделайте наглядную разбивку каждой зарплаты, которая будет выплачиваться наличными, по видам купюр и монет. Запишите количество фунтовых купюр и т.д., которое необходимо для выплаты зарплаты данному человеку; делайте это в соответствующих колонках под названием каждой купюры или монеты. Затем подведите сумму по каждой колонке, что даст вам точное количество денег по каждому номиналу купюры, которое надо будет полу чить в банке. Нет необходимости говорить, что сумма всех итоговых цифр внизу колонок должна составить сумму чека по зарплате. Поскольку вы, кроме того, получите разменные монеты по вашему чеку на мелкие расходы, ошибки могут быть исправлены.
Получите в банке по чеку наличные и убедитесь, что вы получили достаточно монет и купюр. Не раскладывайте деньги в конверты для каждого человека. Просто возьмите их все.
Из денег, которые у вас есть в кассе, купите правительственные марки, свидетельствующие об оплате налога, или оплатите денежный перевод по почте и перечислите государству нужную сумму.
Вычеты в пользу организации теперь оформляются инвойсом на машине для оформления инвойсов как займы или доход. Эти деньги берутся из наличных, полученных в банке, и кладутся в обычный ящик, предназначенный для хранения дохода.
Все копии расходных ваучеров и деньги раскладываются на столе. Люди, которым надо заплатить, подходят к бухгалтеру или кассиру.
Человеку выдают белый расходный ваучер, выписанный на его имя, для проверки.
Используя копирку, проложенную между ваучерами, он подписывает жёлтую и голубую копии.
Зарплата выплачивается в размере, указанном в расходном ваучере. У человека остаётся белая копия.
Как только выплата зарплаты произведена, администратор лицевых счетов помещает жёлтую и голубую копии в свою корзину для хранения документов, идущих на размещение в файлы.
Всем людям выплачивается зарплата. Для тех, кто должен получить деньги, но отсутствует, три ваучера и наличные кладутся в конверт. Он запечатывается и остаётся в ящике для наличных средств до тех пор, пока его не заберут; перед тем как конверт будет выдан, должны быть подписаны жёлтый и голубой ваучеры, как говорилось ранее.
Подписанная жёлтая копия помещается в папку кредитора данного штатного сотрудника.
Подписанная голубая копия помещается в конверт для хранения отчётности по выплате зарплаты за неделю.
Никому из штатных сотрудников нельзя выплачивать зарплату чеком.
Никто из штатных сотрудников не может не получать зарплату и накапливать её на счетах организации. Если он сохраняет свою зарплату в организации для какой то определённой цели, то он передаёт ту сумму, которую ему надо сохра нить, в бухгалтерию, и бухгалтерия тут же выписывает инвойс, точно указывая, на что он выписывается, и даёт сотруднику белую копию инвойса. На этого сотрудника должна быть также немедленно заведена папка дебитора. Затем копию инвойса помещают в неё, поскольку в расчётах с организацией итог по папке дебитора может быть как в плюсе, так и в минусе.
Поскольку в США некоторые организации могут ничего не платить государ ству, просмотрите вышеизложенное с карандашом в руках и вычеркните все упоминания о государственных выплатах.
Государственные марки, купленные в соответствии с изложенным выше, долж ны быть вклеены в лицевые счета, после того как жёлтые копии помещены в папки.
Все суммы, перечисляемые государству, должны быть отправлены денежным почтовым переводом, поскольку мы не хотим, чтобы эти суммы возвращались к нам через нашу систему. Квитанция о переводе помещается в папку кредитора, помеченную как «государство», со всеми другими счетами к оплате, поскольку в конце концов государство является только кредитором.
Ведение дополнительных файлов для выплаты зарплаты –отличных от тех, что были упомянуты выше, – не разрешается. Журналы по выплате зарплаты не ведутся. Вполне достаточно папок.
Если руководителю требуется поимённый отчёт по платёжной ведомости – не отчёты отделов, которые приходят к бухгалтеру, – то такой отчёт не копируется и не печатается. Подписанные голубые копии ваучеров по еженедельной выплате зарплаты кладутся в конверт и отправляются руководителю, руководитель потом их возвращает обратно.
Гораздо лучшим отчётом для руководителя будет составляемый еженедельно большой конверт с финансовой ведомостью, содержащей разбивку по статьям. (Такого не существует в организациях, которые платят фиксированную зарплату. Вместо этого должны быть отправлены голубые копии.)
Каждая организация, которая выплачивает фиксированную зарплату, расчёт которой не основан на системе единиц, должна просмотреть вышеизложенное и вычеркнуть все упоминания о вычислении единицы, чтобы упростить приме нение этой директивы.
Данная система вступает в силу сразу по получении настоящей публикации. Составьте папки кредитора на штатных сотрудников, получите всё упомянутое выше оборудование и введите эту систему, – она сэкономит ваше время.
Если вы ведёте книги по зарплате и т.д. и т.д., то прекратите их вести и поместите в дополнительную папку позади папок кредитора штатных сотруд ников, чтобы ими можно было воспользоваться тем сотрудникам, которым нужны итоговые цифры за год. Все подобные итоговые цифры в будущем должны браться из папки штатного сотрудника, поскольку в ней теперь будет содержаться вся информация, которая поступит в дальнейшем.
Пожалуйста, поймите, что так делать проще и что это более точная система, чем та, которой вы пользуетесь, и вводите её теперь в действие.